회사 회의실 예약 현황을 QR코드로 확인하게 만든 사례

회사에서 회의실이 항상 부족하잖아요. 예약했는데 다른 팀이 쓰고 있거나, 예약 안 했는데 비어있으면 그냥 쓰거나. 예약 시스템이 있어도 제대로 안 지켜지는 경우가 많았어요.

회의실 문에 QR코드 부착

총무팀에서 아이디어를 냈어요. 각 회의실 문에 QR코드를 부착하고, 찍으면 해당 회의실의 오늘 예약 현황이 바로 보이게 하는 거예요.

구글 캘린더로 회의실별 일정을 관리하고, 캘린더 공개 URL을 QR코드 생성기로 변환했어요.

구현 방식

1. 회의실별 구글 캘린더 생성 (회의실A, 회의실B, 회의실C...)
2. 캘린더를 웹에 공개 설정
3. 공개 캘린더 URL을 QR코드로 변환
4. 예쁘게 디자인해서 회의실 문에 부착

이제 누구나 회의실 앞에서 QR 찍으면 "지금 예약되어 있나?", "몇 시까지 쓰나?" 바로 확인 가능해요.

예약도 QR로

한 발 더 나가서, QR코드를 두 개 만들었어요:

• QR 1: 예약 현황 보기 (구글 캘린더)
• QR 2: 예약 신청하기 (구글 설문지 → 캘린더 자동 등록)

이렇게 하니까 회의실 앞에서 바로 예약까지 가능해졌어요. 자리에 돌아가서 컴퓨터 켜고 예약 페이지 찾을 필요 없이요.

직원 반응

처음엔 "굳이?" 하던 분들도, 쓰다 보니까 편하다고 하시더라고요. 특히 회의실 잡으러 왔는데 누가 쓰고 있을 때, 문 열어보지 않고 QR로 언제까지인지 확인하니까 민망한 상황이 줄었어요.

QR코드 생성은 무료고, 구글 캘린더도 무료니까 비용 0원으로 회의실 관리 시스템을 구축한 셈이에요. IT팀 도움 없이 총무팀에서 직접 하루 만에 세팅했어요.

작은 회사나 스타트업에서 특히 유용한 방법이에요. 비싼 예약 시스템 도입 안 해도 충분히 효율적으로 관리할 수 있어요.